在办公应用中,经常出现这样的需求:根据一张表格,查询另一张表格的内容。比如,要在表坼黉赞楞格A中填入“张三”的工资,而此人的工资却在表格B中。这当然可以通过人工查找的方法:先在A中找人名,然后到蚱澄堆别B中找到他的工资,再填回A。但如果工作量太大,这就成为办公人员的噩梦了。其实对于这类单调重复的体力劳动,用电脑进行自动化处理是最省时省力的。本文以“WPS表格”为例叙述这类应用的自动化处理方法,Execl原理相同,菜单有所不同,不再赘述。
工具/原料
WPS表格,或者Excel
方法/步骤
1、预设:要填入工资的表格名为“输出表”,存储员工工资的表格名为“输入表”。本文的目的,是在“输出表”中的“工资”栏填入对应人员的工资:
2、而人员的工资存于另一张“输入表”:
3、处理步骤开始。先修改“输入表”,把“姓名”放在第一列。再次强调,把要查询的关键字的一列放在第一列。
4、在“输出表”中要显示工资的单元格上点击一下,键盘输入=vl再回车,单元格内出现VLOOKUP函数,同时顶部的单元格内容栏也出现该函数:
5、先切换到英文输入法,再点一下左边的关键词的内容(也就是根据这个值查找),一个就可以,比如本例的”张三“,再打英文逗号,VLOOKUP函数的括号内出现“张三”的坐标和逗号:
6、现在切换到“输入表”,选中该表所有的列,再点英文逗号,此时会弹出一个框,问你要回填哪一列的数据。当然,我们要回填“工资”的数据,于是双击弹出框的“工资”,然后再打英文逗号
7、会出现一个选择框,直接回车就默认选择了第一个FALSE,也就是精确匹配,再回车
8、你会发现,当前已经自动切回到了“输出表”,工资已经自动填入了。
9、鼠标挪到5620的右下角,会出现“+”符号,按住鼠标左键向下拖动,堤寇辔钒其他人的工资都会被自动填入了!对于大量的数据,这种拖动的方法并不方便,你可以囗寝嗵若先点一下第一个工资框(本例是5620),把表格拖动到最后一行,按住SHIFT不放,再点最后一行的工资框,然后按Ctrl+D,就能插入全部的工资。
10、最后就是验证过程,手工挑几个工资看畋吱渎胤看对不对。如果没问题,就是大功告成了。最后别忘了保存“输出表”。注意:如果人员很多,难免发生同名同姓的情况。工资就会出现错误,所以“输入表”一定要保证绣诅收蟮无重名。筛选的方法是“选中表格第一行”→“数据”→“筛选”→“升序/降序”,可以很容易把重名的人剔除出来。好在重名的人不多,单独处理即可。
11、统计工资的工作可能会每个月重复进行,你需要做的,就是每个月修改“输入表”里的工资数据,保存之后,双击打开“输出表”,会有如下提示,点“更新”,新的工资会填入到“输出表”。