接着第一节填制记账凭证的内容，继续介绍科目余额表的实现
方法/步骤
1、在“第一节填制记账凭证”中，我们对记账凭证要素进行了设置，箧咦切诏作为补充，在学习设置科目余额表之前，介绍二个使用技巧。1斤舻浑趸、完全抛弃电子计算器的使用。电子计算器是继算盘之后，广泛使用的计算工具，有了电脑之后，我们可以完全弃之不用。比如本月取款5次，分别是28000元，29780元，38000元，51000元，68000元，做账时在借贷方输入的是它们的合计数214780元，一般人仍用计算器先算出总数，然后再输进表格中，其实有下列更好的方法（如图）：在单元格AJ6中输入贷方合计数如下=28000+29780+38000+51000+68000输入完毕后按回车键。这时AJ6内会自动显示合计数214780，完全用不到计算器，这样做的好处是以后可以随时选定（用左键点击）该单元格查看原始数据，便于查账对账，便于改错。借方金额的输入更加简单，步骤是：（1）选定单元格AI5；（2）输入等于号“=”；（3）用鼠标选定单元格AJ6；（4）按回车键。操作的依据是记账规则“有借必有贷，借贷必相等”。附件张数的输入与合计在对应的记账凭证分录后，在AK列输入附件张数。AK2里是附件张数的合计数，具体设置是在单元格AK2里输入公式：=SUM(AK3:AK300)公式的含义是，对AK3到AK300单元格区域中的数进行合计。其计算结果将随着输入适时显示，不必人工干预，其位置在表格上方便于随时查看。
2、进入正题。第一步，科目余额表标题和会计科目录入。仿照会计分录标题的录入，我们在单元格区域W1:AC1中依次录入科目余额表标题，见下图：所要做的工作主要有录入标题、设置网格线和标题文字的居中对齐，详细操作参见会计分录标题的录入，此处不再赘述。会计科目的录入。根据本企业业务发生的需要，从单元格W2开始，录入本企业所能用到的所有会计科目。每录入完毕一个科目后，都要按回车键确认，按了回车后，光标会自动跳到下个单元格，继续录入直到结束。以后随着本企业的业务发展还能随时增加减少会计科目而不必改动其他设置。
3、第二步，期初余额设置。企业开办时各科目的期初余额全部为0，从第二个月开始，期初余额为上期期末余额。因此可以引用或复制上期期末余额的数值到本期的期初余额。第一次使用Excel做账，则要根据总账上期期末余额手工输入到本期的期初余额中。科目余额方向分为“借”、“贷”、“平”三种情况，恰好对应正数、负数和零三种情况，为便于查账，在不改变会计规定的前提下，我们用正数代表借方金额，用负数代表贷方金额。根据“有借必有贷，借贷必相等”的记账规则，期初余额的合计数肯定为0，如果不为0，说明账簿记录有错误或账簿记录正确但录入错误。
4、第三步，本期借贷方发生额设置。这一步很关键，设置后，将会产生神奇的效果——会计分录做完后，科目余额表会自动生成，根据科目余额表填制的资产负债表也会自动产生！本期借方发生额设置。某一科目本期借方发生额，是本月该科目借方发生的所有业务金额的合计。根据W列的会计科目名称，比如“现金”，如果手工做账，我们会在会计分录中查找涉及“现金”科目的记账凭证并把它的借方加在一起。用Excel做账，只要一个函数sumif就可轻松完成。在单元格Y2中输入如下公式：=SUMIF($AG$3:$AG$300,$W2,AI$3:AI$300)输入完毕按回车键。公式的意思为，在记账凭证分录中，会计科目所在的单元格区域$AG$3:$AG$300内，找“现金”科目（$W2），找到后对本行的AI列数值（即借方金额）进行求和。通过用鼠标向下拖动填充柄的方式（拖动到最后一个科目所在的行），完成其他科目的借方发生额设置。本期贷方发生额设置。在Y2单元格已完成设置后，通过用鼠标向右拖动填充柄的方式（拖动到单元格Z2），完成“现金”科目贷方发生额设置。此时Z2中的公式自动变成了如下形式：=SUMIF($AG$3:$AG$300,$W2,AJ$3:AJ$300)与填充借方发生额公式类似，通过用鼠标向下拖动填充柄的方式（拖动到最后一个科目所在的行），完成其他科目的贷方发生额设置。
5、第四步，本期余额设置。以“现金”科目为例：本期余额（AA2）=期初余额（X2）+本期借方发生额（Y2）-本期贷方发生额（Z2）括号中列出的是相应金额所在的单元格名称。上式转换成Excel公式，形式如下，具体操作是在单元格AA2里输入：=X2+Y2-Z2通过鼠标向下拖动的方式，完成其他科目的本期余额的设置。无论期初余额、本期借贷方发生额还是期末余额，公式一经设置除特殊情况外不必再变更。也不必每月输入，真正是一劳永逸的操作！公式统计出的数据会随着当月会计分录中借贷方金额的变化而自动变化。
6、第五步，借方、贷方凭证号设置为便于查询，在科目余额表最后两列，列出涉及该科目借贷方的从砾靶赙凭证号码。比如，在第2号记账凭证中，因为提取现金，现金借方金额增加；在第22号记账凭证中，因为销售撸赳咸米产成品收取部分现金，现金借方金额增加；在第45号记账凭证中，……。我们把22和45找出来并显示到现金科目的借方凭证号单元格AB2中，以撇号（‘）作为分割符号，即在单元格AB2里输入’2‘22’45。这个没有现成的公式可用，可以用三个方法解决。一是编程解决，作者在实际工作中开始是采取这种方法的，但速度较慢且不能适时更新；二是编写自定义函数解决，这是目前作者使用的方法，较之第一种方法，速度有提高且能适时更新；三是用数组公式解决，这个应该是最快的也是最理想的解决方法，但直到现在还没人琢磨出来。第二个方法是别人编好的自定义函数，本意虽不是为了解决我们的问题的，但可以完美解决我们的问题，因为经过历次转载，原作者已不知是哪位同志，在此进行声明并致以真诚的谢意，谢谢！该自定义函数名称是contxt，考虑到版权问题，请大家以此名称为关键字上网搜一下，学习资料很多，也很详细。我们的用法是，在AB2单元格里输入下列内容：=contxt(IF(($AG$3:$AG$300=$W2)*(AI$3:AI$300>0),"'"&$AE$3:$AE$300,""))输入完毕后按组合键Ctrl+Shift+回车键，即三键同时按下，注意：不是先后按，而是同时按。因为这是一个数组函数。按下三键后，公式两端自动加上了一对大括号（｛｝），这是Excel自动加上的，不是人工输入的（见图中编辑栏中公式显示形式）。通过用鼠标向右拖，对现金科目的贷方凭证号进行设置；向下拖动，完成对其他科目的借、贷方凭证号的设置
7、第六步，合计行设置。在科目余额表的底部最后一行，是合计行，对期初余额、本期借贷方发生额和期末余额进行合计。在单元格W48中输入项目名称“合计”，在单元格X48中输入求和公式：=SUM(X2:X47)用鼠标拖动单元格X48右下角的填充柄，向右方拉动填充求和公式。这时“借方发生额”合计数栏（单元格Y48）中被填入公式“=SUM(Y2:Y47)”，“贷方发生额”合计数栏（单元格Z48）中被填入公式“=SUM(Z2:Z47)”，“本期余额”合计数栏（单元格AA48）中被填入公式“=SUM(AA2:AA47)”在以前手工记账时，通常有个各账户试算平衡的工作过程，用Excel做账省略了这一步。但在实际做账工作中，难免有这样或那样的疏忽和错误，致使各账户借贷方金额并不平衡。怎么办？还要象以前手工做账那样一直工作到深夜才能查个水落石出么？大可不必！平衡不平衡，只要做完会计分录一眼就能看出。看单元格AA48中期末余额合计数是否为0，不为0则不平衡。平衡时，借方、贷方发生额相等，合计栏内期初、期末余额为0。
