WORD/WPS排版技巧：[1]基本原理

虽然WORD/WPS是常用的办公软件，打开就能用，可真正想用好它们并不容易。目录、页码、页眉、索引、表格等等问题层出不穷，出问题后往往不知道真正的问题出到了哪里。在本篇文章中，将对WORD/WPS排版的基本原理进行介绍，使大家使用WORD/WPS时做到心中有数，出现问题能快速找到问题并解决。

工具/原料

msofficeword或kingsoftwps

方法/步骤

1、首先明确两个非常重要的概念：节——WORD/WPS中页面设置的最小单位。一个文件可以有多个不同的节组成。同一节中的页面设置必定是相同的，如果想设置不同的页眉、页脚、页码、分栏效果就必须使用多个节才能实现。节的名称是用阿拉伯数字按顺序表示的，可以从状态栏查看当前页属于哪个节。样式——格式描述的集合。样式使用时，需要设置样式名称和样式的具体数据。样式名称是区分不同样式的唯一标记。样式分内置样式和自定义样式两类。内置样式是在新建WORD/WPS文档后已经存在的样式，例如“正文”样式就是内置样式。例如：段落的样式主要是声明一段文字的格式，包括字体，段落，制表符，边框，语言，图文框，编号，快捷键等信息。字符的样式主要是声明字（可以是连续的几个字）的格式，包括字体，边框，语言课快捷键等信息。

2、下面对节的概念进行进一步擢爻充种的说明：例如一个典型的文件包括封面、目录、前言、正文、附录等，封面没有页眉和页脚芟坳葩津，目录和前言共用统一格式的页脚，页码使用大写罗马数字表示，正文页码奇偶页不同，页码使用阿拉伯数字表示，奇数页页码在右下方，偶数页页码在左下方。对这样一个文件，要实现上述排版效果就必须进行分节，第一节是封面、目录是第二节、前言第三节、正文第四节等。节的划分是通过分节符实现的，当一短话后面插入一个分节符后，下一段话就处于不同的节中了。分节符分为四类：1）下一页：表示上下两节的逻辑关系是前一页和后一页，与奇偶性无关。2）连续：表示上下两节处于统一页中，一般用在上下节有不同分栏的情况。3）奇数页：表示后一节从奇数页开始，如果前节以奇数页结束，后节相当于自动增加一个空白页，如果前节以偶数页结束，后节相当于下一页。4）偶数页：表示后一节从偶数页开始。所以，如果页码排的不对，首先要检查节的划分是否正确，其次要检查页码的样式。

3、下面对样式的概念进行进一曰搬嚏嘀步的说明：样式的作用域是整个文件文件（所有节）。样式分为内置样式和自定义样式，两者有一些使用上的区别。例如在大纲模式下，大纲级别的修改使用必须内就女蒿鸳置样式（标题类样式），使用自定义样式就会给修改带来麻烦。当然一定要使用自定义样式也是可以的，但是会降低生产率。样式还分为基类样式和继承样式。基类样式是不继承其它样式的样式。继承样式是基于其它样式（又叫基样式），然后经过修改（当然不修改也是可以的）而生成的样式。这里要重点说明的是继承样式受基样式的影响。例如新建两个基于“正文”样式的样式“文章正文1”和“文章正文2”，文章正文1与正文相比修改了字号，文章正文2与正文相比修改了字体。文章正文1的样式是这样解释执行的：本段符合正文，但要修改字号。如下图所示，红框中表示继承的方式。如果“正文”样式中的字号被修改了，那么基于“正文”样式的所有样式（但不包括“文章正文1”）中字号均会自动修改，因为“文章正文1”与“正文”相比就是修改了字号，所以修改正文后，其字体的格式不会修改。如果正文修改了字体，则文章正文1会根据正文修改，但文章正文2不会。如果正文修改了行间距，则文章正文1和文章正文2均会修改行间距。对样式更详细的说明会在后面进行专门说明。

结束语

1、日常排版中90%的问题基本上是源于对这两个概念的不了解造成的。如果了解了节和样式的概念后，对排版影响最大的问题就解决了。下节会对页码的编排进行说明。