公文这种文体“古已有易七淄苷之”,至于公文的标题,是到了唐代才开始有的。唐王朝统治者要求呈递皇帝的奏章要把内容要旨摘列于公文的封面上或公文正文之前,称之为高酿眚郁“引黄”(因当时公文是写在黄纸上的)。后来由“引黄”演变为“摘由”、“事由”,意思就是一篇公文的内容摘要。在写法上要求必须有概括性,能抓住问题的中心,语言要简明。现在,叫做“标题”。公文的标题,是公文的组成部分。一个完整的公文标题,一般是由发文单位、事由和公文名称,《国家行政机关处理公文暂行办法》中称公文种类)三个方面组成。例如《国务院关于疏通城乡商品流通渠道扩大工业品下乡的决定》,其中,“国务院”是发文单位(即制发公文的作者),“关于疏通城乡商品流通渠道扩大工业品下乡”是事由,“决定”是公文种类。
在标题中的事由,一般都用介词“关于”和表达主要内容的词组组成介词结构,使事由更加明确、突出。这样,收文单位一看标题就知道来自什么单位,要解决什么问题,属于哪种公文种类,以便处理。要是从语法角度上来分析:如以公文种类为中心词,就组成偏正结构的词组,上例的标题就是这种语法结构,即“国务院关于疏通城乡商品流通渠扩大工业品下乡”是中心词“决定”的定语。而在运用“批转”、“转发”这种公文时,标题就采用主、谓、宾结构的句子,例如《国务院批转中国人民银行“关于调整银行存款、贷款利率的报告”的通知》。这个标题中的“国务院”是主语,“批转”是谓语动词,“通知”是宾语,“中国人民银行关于调整银行存款、贷款利率的报告”是宾语“通知”的定语。
在撰写标题时,要进行很好地琢磨、推敲,用最简短扼要的语句把公文的内容准确地、简明地表达出来。为此要做到以下三点:全面领会公文的目的和内容,并对公文内容进行综合分析和概括、提炼;标题要准确扼要,让人一目了然,切忌过长,拐弯抹角;要根据国务院办公厅发布的《国家行政机关处理公文暂行办法》规定的要求来确定公文种类,不要将“通告”与“布告”、“通告”与“通知”、“报告”与“请示”混淆起来,以便阅读、处理和日后查找。公文标题虽然由三个方面组成,但有时可以省略其中之一。最常见的省略有三种形式:
第一种形式是省略发文单位。标题由事由和公文种类两部分组成。如《关于妥善处理高等学校学生退学后有关问题的请示》,就省略了“中华人民共和国教育部”这个发文单位。关于省略发文单位的公文,一般来说,部、省级文件省略的要多些,县级、基层单位的文件,省略的要更多些。在标题中省略发文单位一般在以下两种情况下才可以。一种是有公文版头的文件可以省略;另一种是发文单位已署在公文正文的末尾。
第二种形式是省略事由。标题由发文单位和公文种类构成。如《中华人民共和国公安部通告》、《中华人民共和国全国人民代表大会公告》等。在标题中省略事由是个别的,在一般情况下,事由是不能省略的。这种公文常在报刊上公开发布。
第三种形式是省略发文单位和事由。标题只由公文种类构成。如“布告”、“通知”等。这两种情况,往往是“专门性市告”或内容简单的“通知”,事由可不必列入标题,发文单位已署在公文正文的下面。这种公文一般是用来公开张贴的公文标题,有公文版头的,写在间隔横线下面的正中位置;若没有公文版头的,写在开头第一行的居中,标题的字体比正文的字体要大些。